Hypotheekdocumenten digitaal delen bij een familiehypotheek

De kern van iedere familiehypotheek is de leningsovereenkomst. Daarin staan de hoofdsom, het rentepercentage, de looptijd en het aflossingsschema. Zonder dit document is er voor de Belastingdienst geen sprake van een lening, en daarmee vervalt het recht op hypotheekrenteaftrek in box 1. Het is daarom van belang dat iedere betrokkene over de actuele, ondertekende versie beschikt. Op familiehypotheekoverzicht.nl kun je deze leningsovereenkomst direct opstellen.

Naast de leningsovereenkomst zijn er meer documenten die je moet kunnen delen. Als ouders jaarlijks schenken om de rente en aflossing te betalen, moet je de schenking vastleggen. Dat kan in een aparte schenkingsakte of als onderdeel van de leningsovereenkomst. Kopen twee partners samen een woning met ongelijke inbreng, dan is een draagplichtovereenkomst noodzakelijk om vast te leggen wie welk deel van de lasten draagt.

Een taxatierapport van de woning kan de geldverstrekker verlangen als er naast de familielening ook een bancaire hypotheek loopt. En bij iedere aangifte inkomstenbelasting moet je het aflossingsschema en de betalingsbewijzen kunnen overleggen. Al deze stukken moeten op het juiste moment bij de juiste partij terechtkomen.

De documenten van een familiehypotheek gaan naar meerdere partijen. De notaris heeft de leningsovereenkomst nodig als er een hypotheekrecht wordt gevestigd. De hypotheekadviseur gebruikt de documenten voor de financieringsaanvraag bij de bank. De Belastingdienst kan bij een controle alle stukken opvragen. En uiteraard moeten de familieleden onderling dezelfde actuele versie van de overeenkomst hebben.

In de praktijk betekent dit dat je dezelfde documenten met vier of vijf verschillende partijen deelt. Dat maakt een gestructureerde aanpak noodzakelijk. Wie heeft welke versie ontvangen? Is het document dat de notaris gebruikt nog actueel? Heeft de adviseur het juiste aflossingsschema? Zonder centraal overzicht ontstaan er snel fouten.

Hypotheekdocumenten bevatten persoonsgegevens, financiële informatie en vaak een BSN-nummer. Onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) ben je verplicht deze gegevens adequaat te beschermen. Gewone e-mail is niet standaard versleuteld: berichten worden als leesbare tekst over het internet verstuurd. WhatsApp versleutelt berichten weliswaar end-to-end, maar biedt geen documentbeheer, geen versiebeheer en geen audittrail.

Een ander praktisch probleem: als je documenten via e-mail verstuurt, ontstaan er meerdere kopieën die elk een eigen leven gaan leiden. Bij een wijziging in de leningsovereenkomst (bijvoorbeeld een renteaanpassing) weet je niet meer wie de actuele versie heeft. Wij zien dit bij familiehypotheekoverzicht.nl regelmatig terug: familieleden die met verschillende versies van dezelfde overeenkomst bij de notaris verschijnen.

Gebruik een platform dat documenten versleuteld opslaat en versleuteld verzendt. Controleer of het platform voldoet aan de AVG en de servers in de Europese Unie staan. Stel per document in wie toegang heeft en voor hoe lang. Een goede vuistregel: geef nooit meer mensen toegang dan strikt noodzakelijk, en trek de toegang in zodra het doel is bereikt.

Op familiehypotheekoverzicht.nl stel je de leningsovereenkomst op en bewaar je alle documentatie centraal. Je kunt het overzicht delen met je hypotheekadviseur of notaris via een beveiligde link. Zo heeft iedere betrokkene altijd dezelfde actuele informatie, zonder dat er losse kopieën rondzwerven. Bekijk hoe dit werkt op onze uitlegpagina.

Wil je stukken delen met de Belastingdienst of andere overheidsinstanties, dan is DigiD of eHerkenning het gebruikelijke kanaal. De meeste hypotheekadviseurs hebben daarnaast een eigen beveiligd portaal voor het uitwisselen van dossiers. Vraag je adviseur altijd naar de mogelijkheid om documenten via zo'n portaal aan te leveren in plaats van per e-mail.

Een elektronische handtekening heeft in Nederland dezelfde rechtskracht als een handgeschreven handtekening. De eIDAS-verordening onderscheidt drie niveaus: gewoon, geavanceerd en gekwalificeerd. Voor een onderhandse leningsovereenkomst tussen familieleden volstaat in de meeste gevallen een gewone elektronische handtekening. Dat maakt het mogelijk om de overeenkomst volledig digitaal af te handelen, ook als ouders en kinderen niet in dezelfde stad wonen.

Let op: de notariële akte bij het vestigen van een hypotheekrecht is een uitzondering. Die vereist een gekwalificeerde elektronische handtekening of een fysieke handtekening op het notariskantoor. Voor de onderliggende leningsovereenkomst tussen familieleden geldt die eis niet.

Bewaar de leningsovereenkomst, het aflossingsschema en alle betalingsbewijzen zolang de lening loopt. Na volledige aflossing is het verstandig de stukken nog minimaal zeven jaar te bewaren. De Belastingdienst kan tot vijf jaar na het indienen van een aangifte vragen stellen over de hypotheekrenteaftrek. Wie de documenten niet meer kan overleggen, riskeert dat de aftrek wordt teruggedraaid.

Schenkingsakten bewaar je eveneens langdurig. Bij overlijden van de schenker kunnen deze relevant worden voor de erfbelasting. Een digitaal archief dat je goed bijhoudt is daarvoor betrouwbaarder dan een papieren map in een la. Op familiehypotheekoverzicht.nl blijven je documenten bewaard zolang je account actief is. Meer over de fiscale kant lees je in ons artikel over belastingvoordelen bij familiehypotheken.

De meest voorkomende fout is het versturen van een leningsovereenkomst als los bijlage via gewone e-mail. Het document bevat vrijwel altijd een BSN-nummer, en bij onderschepping is de schade direct. Een tweede veelgemaakte fout is het ontbreken van versiebeheer. Familieleden passen de overeenkomst aan (bijvoorbeeld het rentepercentage na een rentevaste periode) maar vergeten de nieuwe versie naar alle betrokkenen te sturen.

Een derde fout zien wij bij het bewaren van documenten. Familieleden slaan de leningsovereenkomst op in een gedeelde map op Google Drive of Dropbox zonder wachtwoord of toegangsbeperking. Dat is niet alleen onveilig, maar voldoet ook niet aan de AVG als er persoonsgegevens in staan. Gebruik altijd een platform met ingebouwde toegangscontrole en, bij voorkeur, een auditlog die vastlegt wie wanneer welk document heeft geopend.